Vier Tage keine Meetings. Jede Woche.

Vier Tage keine Meetings. Jede Woche.

5. Juni 2018 | von Kersten A. Riechers

Es ist Montag und du hast uns gerade nicht erreicht? Wir bitten um Entschuldigung, aber: Wir sind heute nicht für dich da, damit wir für dich da sein können.

Falls du gerade nicht viel Zeit hast: Bitte sprich uns auf den Anrufbeantworter unter 06151 850 798 0 oder schreibe uns eine E-Mail an jederzeit@qundg.de. Wir melden uns ab Dienstagfrüh zurück. 

Warum wir das tun, in Kürze

Jeden Montag stöpseln wir unsere Telefone aus und lassen die Postfächer zu. Jegliche internen Meetings ziehen wir auf diesen Tag vor, damit wir die restliche Woche konzentriert arbeiten können. Wir sind montags nicht für dich da, damit du dienstags bis freitags mehr von uns hast.

Warum wir das tun, die Hintergründe

Seit jeher sind wir große Freunde von Barcamps. Mit dem hierarchiefreien, aber zeitlich stark strukturierten Barcamp-Prinzip haben wir schon die interne Kommunikation bei unseren Kunden verbessert, wochenendfüllende Hackathons veranstaltet und organisieren jedes Jahr unser internes Selbstverbesserungscamp, genannt quämp.

Wie aber wäre es, wenn wir jede Woche Barcamp hätten? Beim letzten quämp war dies eine mögliche Lösung auf ein Problem, das wir in unserer Culture Map entdeckten: Die Flexibilität, die unsere New-Work-Kultur ermöglicht, schafft auch ein kompliziertes Geflecht aus Verfügbarkeiten und anstrengend verteilten Meetings über die Köpfe und Tage hinweg. Wenn wir also allein schon die internen Absprachen effizienter gestalten könnten, wäre viel gewonnen.

Wir nennen es: Schontag.

Denn aus einem „Oh, es ist schon wieder Montag, wir sollten bis Mittwoch mal, ah okay, dann Donnerstag…“ machen wir einen Montag, der uns schont: Kosten, Kunden, quäntchen.

Nebeneffekte Transparenz und Teilhabe

Im Gegensatz zu klassischen Barcamps experimentieren wir mit einer Mischung aus kurzen und langen Sessions: Während wir am Vormittag hauptsächlich mit 15-Minuten-Sessions möglichst viele operativ-knackige Absprachen zu verschiedenen Projekten unterbringen, sind es am Nachmittag die intensiveren Sessions von 30 und 60 Minuten Länge.

Hier kann das Barcamp seine volle Hierarchie senkende Wirkung entfalten. Mögliche Session-Typen sind:

  • interne und externe Sparrings
  • neue Anfrage – wir brauchen ein Team
  • Weiterbildung
  • Werkschau – wofür können wir uns feiern?
  • One-on-Ones: Austausch zwischen Zweien
  • Retrospektiven

So ist der Schontag nur scheinbar ein Tribut an die Akkordarbeit. Viel eher ist er ein Werkzeug von Transparenz und Teilhabe: Im zentralen Trello Board sehen wir jede Woche aufs Neue, woran wir als Team insgesamt arbeiten – und können uns auch mal in eine Session setzen, die bisher gar nicht in unser Kompetenzfeld fiel.

Kein Experiment ohne Feedbackrunde

Die inhaltliche Trennung von Vor- und Nachmittag ist dabei ein direktes Produkt wöchentlicher Reflexion. Da wir in einer frühen Schontags-Version am Vormittag nicht genug Projektabsprachen schafften, landeten diese im Nachmittag – und verdrängten die weniger dringenden (aber: wichtigen) Themen. Wie bei jedem unserer New-Work-Experimente ist auch beim Schontag die regelmäßige Retrospektive wichtig für die Zufriendenheit. Der Schontag ist nicht, er entsteht.

Ein Stundenplan ohne Stunden

Während des ganzen Schontags begleitet jedes quäntchen der immer weiter zu füllende Stundenplan. Morgens noch blank, füllt er sich den Tag über mit den Projekten für die Woche. Doch er sieht nur von weitem aus wie der Zettel, der zuhause am Kühlschrank hing. Tatsächlich verzichtet er explizit auf Stunden- und Minuteneinheiten. Ein erster Schritt, Zeiteinheiten gänzlich aus unserer Planung und Kalkulation zu verbannen. Ganz grob verteilen wir unsere den Tag über eingesammelten Aufgabenpakete über die Tage Dienstag bis Freitag – und fragen uns am Ende des Tages, bei wem der Plan platzt und wer etwas übernehmen kann.

Wer genau hinschaut, findet auf diesen Stundenplänen eine Menge Platz für unsere Kunden und Projektteams: für Telefonate, Videokonferenzen und wilde Workshops.

Hast du Interesse, den Schontag oder andere New-Work-Methoden selbst einzuführen? Dann ist unser newworkshop genau das Richtige für dich. Oder sprich uns an. Am besten ab Dienstag.

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